YAZI İŞLERİ

a) Yönetim Kurulu

1.Yönetim Kurulu Toplantısında görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Biriminden çıkması gereken teklifler için gerekli evraklar temin edildikten sonra Yönetim Kurulu Toplantısında görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak.

2.Yazı işleri Birimi ve diğer Birimlerden gelen teklifleri tasnif ederek Yönetim Kurulu gündemini oluşturmak.

3.Hazırlanan gündem Başkanlığın da onayı alındıktan sonra Yönetim Kurulu üyelerine iadeli taahhütlü posta yoluyla tebliğ edilirken, herhangi bir aksaklığın olmaması için Yönetim Kurulu toplantı gününden bir hafta önce tüm üyelere SMS göndermek.

4.Yönetim Kurulu toplantısında Yazı İşleri Birimi ve bir personeli hazır bulunarak, hem toplantı tutanağını tutmak hem de toplantının tamamını ses kayıt cihazları ile kasete çekmek.

5.Toplantı sonrasında aynı gün elle yazılan toplantı tutanağı bilgisayar ortamına aktarıldıktan sonra çıktısını almak ve Yönetim Kurulu Başkanı ile Divan Katiplerine imzalatmak.

6.Kulüp Yönetim Kurulunda alınan kararlar doğrultusunda İhtisas Komisyonlarına havale edilen konuların takibini yapmak ve akabinde Birimimize gelen Komisyon raporlarını bilgisayar ortamına aktararak bir sonraki oturuma hazır hale getirmek.

7.Yazılan Yönetim Kurulu kararlarını ekli evrakları ile birlikte onaylanması için Yönetim Kurulu Başkanlığına göndermek.

8.Onaylanan kararların uygulamaya geçirilmesi için diğer birimlere tebliğini yapmak.

d)Genel Evrak Servisi

1.Yönetim Kuruluna Resmi Kurumlardan, Vatandaştan ve Tüzel Kişilerden gelen her türlü resmi yazı, dilekçe ve evrakı Kurum Amirlerinden havale alındıktan sonra elektronik ortamda kaydını yaparak ilgili birim ve birimimize zimmet ile tebliği yapmak.

2.Gelen yazıların gerek Yazı İşleri Birmimizce, gerekse diğer Birimlerce cevabı yazıldıktan sonra yine Genel Evrak Servisimizce çıkış kaydının vermek.

3.Çıkış kaydı verilen evrak şehir içinde bir yere gönderilecekse kurye ile teslimatının yapılmasını sağlamak. Eğer şehir dışında ise zarflama işlemini tamamlayıp aynı gün içinde iadeli postaya vermek.

4.Resmi Kurumlarca Yönetim Kuruluna gönderilen günlü yazıların giriş kaydı yapıldıktan sonra, herhangi bir gecikmeye ve tekide mahal vermeden zamanında cevap verilmesi için gerekli takibi yapmak.

5.Yönetim Kurulumuza ilk defa dilekçe veren Vatandaş veya Firmaların kimlik, adres, telefon ve vergi kimlik bilgilerini Kulübümüzün bilgi bankasına kaydetmek suretiyle sicil numarası verilir. Aynı vatandaş veya Firmanın tekrar Kurumumuza başvurması halinde bu sicil numarası sayesinde eskiye yönelik işlemlerinin takibini yapmak.

6.Son çıkan genelge - tamim, yönetmelik, kanun ve tüzükleri güncel olarak internet üzerinden takibini yaparak, Kurumumuzu ilgilendiren kısımların çıktısını alarak bilgi bankamıza aktarılmasını sağlamak.

g)Genel İdari Hizmetler

1)Kulübümüze gelen posta iletilerini teslim almak ve ilgili birimlere tebliğ etmek.

2)Kurum içi veya dışında verilecek olan seminer, eğitim ve buna benzer etkinliklerin gerçekleşebilmesi için gereken İnsan Kaynakları Birimine teklifte bulunma.